万达院线档案整编项目

项目背景：

万达电影院线股份有限公司（简称万达院线总部）隶属于大连万达集团，自2004年起投巨资在全国各地兴建国际级、高标准、现代化的多厅电影城，开拓终端电影市场，并取得了非凡的票房业绩。为配合其业务的高速发展，落实万达集团公司对档案管理的相关精神和指示，2012年8月万达院线总部启动了档案整编项目。

面临的挑战：

1）万达院线在全国范围内的影城已达100家以上，万达院线总部接收、保存、管理全国所有万达影城的建设、运营档案。近几年随着业务的快速发展，大量影城相继开业，产生的档案数量与日俱增，万达院线总部现有的档案管理制度已无法满足企业发展的需要。因此，万达集团公司和万达院线总部决定对万达院线总部2004年-2012年产生的所有档案进行数字化和整编，并规划一套完备的、适用于万达院线总部的档案管理体系。

2）客户高度重视档案管理工作，需要进行档案数字化和整编的档案数量庞大，工作任务时间紧迫，工作空间有限。对项目工作效率和项目管理水平提出了很高的要求。

3）客户对服务结果提出了高标准要求：在档案管理方面使万达院线总部和万达集团公司统一节奏、达成一致，在此基础上还需要根据实际情况，满足客户各个业务部门的具体需求，达到好用、实用的效果。对项目需求调研、档案管理技术、项目过程管理控制等方面提出了很高的要求。

4）需要建立高标准的企业档案室，使档案保管按照新的整编规则分门别类、一目了然，并且建立配套的档案室管理制度，使档案管理工作不受人员轮换等方面的影响。对档案的分类和整理以及后续的管理方法提出了很高的要求。

5）以往的档案管理制度等程序文件需要在此次整编过程中进行完全的更新，以满足今后可能长期处在高速发展状态下的万达院线总部档案管理需求，对档案管理体系的成熟度提出了很高的要求。

6）需要将万达集团公司的档案管理系统在万达院线总部进行推广、实施并对相关人员进行培训，结合更新的档案管理体系使系统功能得到充分应用，并能够通过此系统切实提高客户的档案管理水平。

解决方案：

1）通过多年积累的行业经验，公司建立了一套完善的、针对不同行业客户的档案整编数字化需求调研机制，能够深入了解客户档案和档案管理现状，正确理解客户并不具象的需求。

2）采用校正性的管理措施，针对执行过程中出现的特殊情况，在公司现有项目管理体系的基础上进行相应调整，确保项目各阶段的执行结果始终符合项目质量、进度等方面的要求。

3）经验丰富的项目管理人员和高水平技术人员，是严格执行ISO9001质量管理体系的保证。遵循质量管理体系PDCA持续改进理念，在项目执行过程中不断优化操作流程，高效灵活的整合项目资源，加之公司拥有多个品牌、型号的扫描设备，以及稳定高效的数字化加工软件，良好应对客户档案的复杂情况。

4）针对客户实际情况，建立及时有效的沟通机制，确保了与万达集团公司档案管理部门和万达院线总部档案管理人员之间积极沟通、密切配合，明确并统一项目执行标准。

5）通过长期与大型企事业客户的合作，对企业档案管理方面亦有深刻的认识，形成了先进的、多维度的企业档案管理整体解决方案，为客户建立符合业务现状、长久适用的档案管理体系，是我们为客户提供的更高价值体现。

6）通过对企业现有档案的整编、数字化、档案管理体系的建立、人员培训、系统部署等一整套的解决方案，使客户档案管理水平得到整体提升，从文件生成到归档入库整个过程，客户将在有效管理下高效完成现代化的档案管理工作任务。

解决方案价值：

1）细致的项目前期需求调研和档案管理技术交流使客户需求得到最大化的实现。

2）保证实现项目进度目标和质量目标。

3）项目执行过程有条不紊，保证客户档案的真实性。

4）使客户的档案管理工作有了明确统一的执行规范。

5）档案管理制度、操作手册的更新发布为客户今后持续有效的开展档案管理工作提供有力保障。

6）档案管理系统在客户内部得到有效应用，工作效率、管理水平显著提高。

客户收益：

      在万达集团公司和万达院线总部规定的时间内完成了项目工作任务：一般档案整编2600册，数字化加工74万页；图纸档案整编800册，数字化加工4万页等工作；并形成了一套档案管理制度，为未来的档案管理工作提供了执行依据。最终档案数字化和整编效果完全符合要求，数字化成果与万达集团公司档案管理系统完美对接，从而使客户今后对档案的利用效率大大提高。同时，纸质档案得到了妥善保存，促使企业档案管理水平得到很大的提升。