小表格预防大问题

发布时间:2019-07-31阅读8次

大型工程项目建设过程中，文档管理工作繁杂、琐碎、文件量大、工作重复率高。过程和竣工文件审查时通常都会遇到一些初级、简单、批量但又涉及原则不得不改的问题。让各方文档人员都很纠结和苦恼。

1、 签字冒签（代替签写别人的名字）问题。牢牢占据榜首位置，每个项目必有问题。同一个人的名字在工程开工至竣工验收的文件中出现数个乃至数十不同版本的签字形式。不需要专业的技术设备，便能确定非本人签字。施工文件中施工项目经理、监理工程师签字栏为重灾区。项目过程及竣工文件指项目施工过程及竣工时形成的反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件。基中最重要的一点是真实性，如果真实性不能保证，竣工文件不具有任何价值。

2、 工程名称、项目名称、单位名称等固定名称简写、错写问题。完整的工程名称通常由“项目名称+单项工程名称”组成。少则十几字，多则二三十字，施工文件编制过程中常出现两种问题：1、为填写方便，各参建单位会自行进行简写。造成同一工程，名称填写五花八门。2、缺字漏字。因文字较多，又使用率高，多采用复制粘贴方式进行编辑。一次复制内容有误，可造成一批文件错误。单位名称填写与工程名称类似。

3、 项目经理、项目印章授权时间问题。‍参建单位项目经理、项目印章经参建单位授权后，在施工文件中签字、盖章具有法律效力，授权之后为无效文件。项目建设初期和项目经理更换期间常出现未授权先签章现象。交工技术文件编制期间，参建单位对工程全过程文件进行整理，因遗失、损坏、错误等等原因需要弥补资料，如施工过程中更换多名项目经理，建设单位对文件进行检查时需要格外注意授权时间问题。

工程建设过程中参建单位入场时我们可以用备案表形式对参建方项目基本信息进行备案，增强文档管理人员对项目信息的整体把控，日常工作中通过文件与备案表对比检查有效降低问题发生概率。