发布时间:2019-08-20阅读1466次
工程项目建设从筹划到竣工验收,持续数年时间。工程项目文档管理贯穿于项目建设的全过程,重在日常积累,不能项目竣工验收前实施“突击战”。过程控制中,重要工作提前考虑、预防,会对项目文档后期的管理起到事半功倍的效果。经过多个石化工程建设项目文档管理的实战,将管理过程中遇到被忽视或认为可提升、改进的事项进行记录:
策划阶段:
WBS编制应做好充足的准备工作,慎重编制,一经确定不能随意改动。(一个字的改动可能导致所在单位工程所有文件资料全部废掉。)
签署合同:
1、执行国家和行业标准,应考虑到项目建设过程中标准的升版事宜,建议在合同中注明,是否执行新标准出版,还是执行旧标准。
2、在合同中添加文档管理方面要求的条款,明确各方责任、义务和要求。重点:(1)提交资料的份数、电子版的要求等事项。(2)交工资料需按WBS的分类进行编制。
3、与项目合同部门沟通,合同尾款或进度(设计)款的支付需要DCC(档案室)签字(项目中档案部门对参建单位的制约能力太弱,需要外力协助,只有合同规定的资料交付后才能拿到钱。)
4、E+P+C项目签合同时要求材料册由施工单位进行组卷,只有施工单位清楚材料的用量和位置。
项目实施过程:
1、工程中所有文件涉及到的公司名称必须是公司印章中的名称,或由业主统一规定的公司名称简写,不的随意更改。
2、各单位工程开工报告、中间交接证书、交工证书项目后期经常要用到,,收集一套完整的电子版,避免重复查找。
3、竣工图核查是一项浩大工程,项目实施过程中图纸电子版全部录入档案系统。记录版本。竣工时可以由此为依据核对竣工图的完整性。
4、归入交工资料表格与归到过程资料表格分开管理。有效减少工程完工时交工文件编制工作,重点管理,减少文件遗失。
5、在过程中尽量多争取专家到现场进行资料的指导工作。处理好与专家的关系。为验收做准备,验收时印象分很重要。
6、建议施工文件签字处用电脑将签字人的名字打上,在打印名字后签字。因为有些人员签字很难辨识。
7、项目建设单位和参建单位从开始就设立专门的摄像人员,定期对项目进行拍摄(照片、录像),做竣工照片册、竣工验收汇报及宣传版等。
8、过程中质量管理部、施工管理部、DCC应定期对过程资料进行检查。检查内容逐条列出,主要内容包括:资料的原件保管、资料的登记台帐、资料的用笔、用纸、格式、签字的完整、资料存放条件等。尽量细化,严禁走过场。
9、书写笔:项目用笔由行政部统一采购,与采购人员沟通清楚,购买符合档案规定的笔。
项目档案竣工验收准备:
参建单位完工离场前建议统一留存其项目印章备用,工程竣工验收合格后返还。竣工阶段时间紧,常因补盖一个印章耽搁数天时间。