工程项目文档管理建议

发布时间:2019-08-20阅读1260次

工程项目建设从筹划到竣工验收，持续数年时间。工程项目文档管理贯穿于项目建设的全过程，重在日常积累，不能项目竣工验收前实施“突击战”。过程控制中，重要工作提前考虑、预防，会对项目文档后期的管理起到事半功倍的效果。经过多个石化工程建设项目文档管理的实战，将管理过程中遇到被忽视或认为可提升、改进的事项进行记录：

策划阶段：

WBS编制应做好充足的准备工作，慎重编制，一经确定不能随意改动。（一个字的改动可能导致所在单位工程所有文件资料全部废掉。）

签署合同：

1、执行国家和行业标准，应考虑到项目建设过程中标准的升版事宜，建议在合同中注明，是否执行新标准出版，还是执行旧标准。

2、在合同中添加文档管理方面要求的条款，明确各方责任、义务和要求。重点：（1）提交资料的份数、电子版的要求等事项。（2）交工资料需按WBS的分类进行编制。

3、与项目合同部门沟通，合同尾款或进度（设计）款的支付需要DCC（档案室）签字（项目中档案部门对参建单位的制约能力太弱，需要外力协助，只有合同规定的资料交付后才能拿到钱。）

4、E+P+C项目签合同时要求材料册由施工单位进行组卷，只有施工单位清楚材料的用量和位置。

项目实施过程：

1、工程中所有文件涉及到的公司名称必须是公司印章中的名称，或由业主统一规定的公司名称简写，不的随意更改。

2、各单位工程开工报告、中间交接证书、交工证书项目后期经常要用到，，收集一套完整的电子版，避免重复查找。

3、竣工图核查是一项浩大工程，项目实施过程中图纸电子版全部录入档案系统。记录版本。竣工时可以由此为依据核对竣工图的完整性。

4、归入交工资料表格与归到过程资料表格分开管理。有效减少工程完工时交工文件编制工作，重点管理，减少文件遗失。

5、在过程中尽量多争取专家到现场进行资料的指导工作。处理好与专家的关系。为验收做准备，验收时印象分很重要。

6、建议施工文件签字处用电脑将签字人的名字打上，在打印名字后签字。因为有些人员签字很难辨识。

7、项目建设单位和参建单位从开始就设立专门的摄像人员，定期对项目进行拍摄（照片、录像），做竣工照片册、竣工验收汇报及宣传版等。

8、过程中质量管理部、施工管理部、DCC应定期对过程资料进行检查。检查内容逐条列出，主要内容包括：资料的原件保管、资料的登记台帐、资料的用笔、用纸、格式、签字的完整、资料存放条件等。尽量细化，严禁走过场。

9、书写笔：项目用笔由行政部统一采购，与采购人员沟通清楚，购买符合档案规定的笔。

项目档案竣工验收准备：

参建单位完工离场前建议统一留存其项目印章备用，工程竣工验收合格后返还。竣工阶段时间紧，常因补盖一个印章耽搁数天时间。