文件管理：秘书、专业工程师和DCC的工作区别

发布时间:2020-05-11阅读995次

项目管理过程中DCC人员在常常不能很好的把控自己的工作范围，与专业工程师、秘书的管理职责混淆，多做了很多工作，但又吃力不讨好。下面来聊一聊我们在工作中做了哪些错位的工作，分析一下这三者在文件处理过程中工作有哪些差异：

秘书：项目中除了高层领导单独配备秘书外，为部门或（区域项目组）配备的是部门（区域项目组）秘书，负责整个部门（区域项目组）的日常文件各类文件的起草、传递、催办、回收及印章管理等事务。

专业工程师：负责本部门设计、施工、采购文件编制、修改，履行签署手续，完成后统一交由文控工程师正式编号发布、保存。

DCC工程师：负责内、外部文件的编号、接收、发放、保存、借阅、归档及统一归口管理。在项目文件接收、整理分发、存储管理的过程中，动态控制文件的有效性、完整性和准确性（文件的准确，内容的准确由专业工程师负责）。对文件版次状态、电子版更新状态、特征描述、分类状态、收发时间、分发状态、审批流程进行控制管理，也是文档控制的关键点。

工作重叠与配合：在项目实施过程中，DCC与秘书的工作很多方面存在着重叠区域，比如：文件格式应用的准确性、签署的真实完整性、文件的时效性等。还有部分工作DCC和秘书可以优势互补，如：信函、会议纪要、周报、月报、工作联系单等文件日常应用最为频繁，形成时都会经过部门或（区域项目组）秘书这一环节，可以将这一部分的文件编码交由部门或（区域项目组）秘书管理分配，减少工作环节，提高效率。DCC接收的外来文件，很大一部分为周期性或固定类型的文件，通过电子文件形式办理（纸制版文件后期统一归档），文件的主办、协助等联系人为固定人员。正常流程为文件收到后转部门或（区域项目组）秘书，由秘书转发相关人员。DCC与秘书达成协议，这部分文件由DCC代为发送（同时抄送秘书），互帮互助，减少重复性工作。

注：

1、专业工程师编制文件的签字手续由专业工程师完成，也可由秘书代办。在很多项目中DCC做了这部分额外工作，因为文件具有强的专业性，领导对内容有疑问时DCC不能提供合理解释（DCC在文件处理过程中禁止对文件内容进行解读），如果有DCC兼顾文件签署手续工作，建议与专业工程师沟通。

2、设备到场后的开箱时，DCC人员应参加开箱文件（设备随机文件）的收集工作，但由于开箱时间和地点等问题，DCC很多时候参加不了，常委托由监理或专业工程师代为收集。但这部分工作属于DCC职责范围内。