项目档案——安全性保障措施

发布时间:2020-10-10阅读1028


1、纳入项目建设安全体系。

与项目主管部门充分沟通协调,把项目档案的安全纳入项目建设安全体系,统一部署、统一检查、统一评估。在项目招标书中增加档案安全管理的具体要求。如:载体规格和技术参数;字迹材料的选择标准;文件移交前的安全保密责任;文件传递方式和渠道等。投标方需对档案安全管理条款进行点对点应答,为项目档案安全管理奠定良好基础。

2、强化监理单位过程管控。

由于监理单位负责对项目进行投资、进度和质量控制,在监理合同中明确并落实监理单位在项目档案安全管理工作中的监管职责,是实现对项目档案实时监控和全过程管理的关键所在。正视专业项目档案管理人员不足、档案行政管理部门全程指导缺位、参建人员档案安全意识不强的现实,充分调动项目监理单位的积极性,是目前提升项目档案安全管理水平的有效手段。

3、落实质保金支付会签制度。

建立质量保证金支付会签制度,是实践证明行之有效的管控手段。即向参建单位退还档案质量保证金,应履行项目主管部门、财务部门、档案部门三方会签制度,只有三方全部签字同意,方可进行款项支付。以招标文件为基础,以建设合同为依据,以支付会签为手段,实行项目档案出现重大安全问题一票否决的质量保证金管控体系,对提升项目档案安全管理水平具有重要意义。

4、构建技防辅助体系。

综合运用技术手段构建项目档案安全技防辅助体系,确保项目档案实体和信息的安全保密。常用方法如下:在利用上,对每一个查阅人从查阅登记到查阅结束进行全程跟踪记录,实行电子登记;在保密上,确保涉密信息不上网,涉密档案不外借;在信息安全上,局域网与互联网进行物理隔离等。

建立完善的电子文件借阅、浏览、下载制度。文档管理系统进行电子文件借阅、浏览、下载在文档管理中占比很大,对电子文件信息的加密尤为重要。电子文件在借阅、浏览、下载过程中应注重安全问题,下载电子文件涉密文件流程权限应多级审批,设置下载后只能在本机浏览并规定有效天数,下载的电子文件实现不能打印和复制,到达规定有效天数后数据将自动失效,无法打开。

5、建立追责和倒逼机制。

建立严格的责任追究制度,辅之以严厉惩戒手段,使制度的执行效果不打折扣;同时,紧握“未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收”这把尚方宝剑,倒逼建设、设计、施工、监理等参建单位抓源头治理和过程管控,减少亡羊补牢式突击补救,建立项目档案安全管理的长效机制,是实现项目档案安全性的重要保障。