项目档案程序文件(标准)编写

发布时间:2020-12-25阅读951

项目程序文件(标准):为了在一定的范围内获得最佳秩序,经协商一致制定并由公认部门批准,共同使用和重复使用的一种规范性文件。制定、发布及实施标准的过程,称为标准化。建设项目档案程序文件(标准)就是规范收集文件及文件变为档案的过程。建设项目标准编写要求,从现行国家有关工程建设和档案的法律、法规、管理标准、技术标准、行业有关标准和解决建设项目档案管理存在典型问题的需要出发,既要遵从标准的基本原则,即统一、简化、协调、最优化,又要符合建设项目档案管理的实际情况,体现管理创新发展的要求。主要有如下编写原则和指导思想:

1、体现“系统管理原则”

工程建设项目是一个庞大的、复杂的,涉及多个专业、多个参建单位、多个系统的庞大的、复杂的工程。产生的项目文件也是多种多样、多种形式;档案管理部门也需要与各职能部门、各参加单位、各行政监管机构、各专业人员配合协调。建设项目档案管理标准属于管理标准,要对项目档案管理的目标、项目、业务、程序、方法和组织做出规定。要求在编写项目程序文件时,要统筹考虑,有明确的管理职责,职责分明;对所有参建单位、人员在项目文件的形成、收集、整理方面的要求及归档范围明确界定,做到各参建单位和人员在一个统一的系统中,各司其责、相互配合。

2、项目程序文件与现行国家、行业标准协调一致

档案管理标准是为了提高档案管理业务水平、工作效率,保证各项技术标准的贯彻实施,把标准化的原理应用与企业档案管理确定各项管理职能和标准项目,使之成为档案管理的依据。现行的、有效国家档案标准要求是编制项目档案管理标准的最低要求。同时,要充分考虑现行行业标准中有关档案的规定,在综合比较分析的基础上,进行采纳或完善。还应符合技术标准、规范的要求,因为项目文件是根据国家、行业的有关规定及各技术标准、规范中规定的各种记录表格、工程项目的各种技术和质量管理的情况产生的,因此在制定档案标准时,要与技术标准保持协调一致,达到对各种项目文件和措施、记录、表格的内在质量进行有效把控。

3、体现全员参与、全过程质量控制强化验收观念

做好项目档案工作不是项目档案人员自己就能办到的事情。因为项目文件产生的源头是专业技术人员根据国家、行业技术标准的要求在工程施工过程中产生的,档案人员对技术文件的内在质量是不可控的。标准中要对各级技术人员对项目文件质量责任进行强调,同时明确提出专业技术人员要负有档案技术审查责任。这样可以保证项目档案文件内容的真实性、可靠性;保证项目竣工档案的内在质量。

项目档案的全过程管理,也是全过程质量管理的必然要求,档案管理项目管理的一部分,档案质量也是项目整体质量管理的组成部分,它记录了工程项目建设活动的整个过程,反映了工程质量全貌。对项目档案的管理要做到“事前介入、事中控制、事后严把验收关”,实行动态管理,同时做好“纠偏管理”。根据全过程质量理念,在项目伊始,从招投标到合同签订建设单位档案人员就应该参与其中,合同条款必须包含档案管理的相关内容;在工程建设过程的各个阶段档案人员进行监督、检查、指导、考核,参与各工程质量监督活动;在工程竣工阶段采取措施严格档案验收,加强档案移交审查,确保最后的成果;在整个项目建设过程中,发现档案管理存在问题就要及时进行完善整改。

4、强调项目程序文件的可操作性

项目程序文件具有可操作性是编写项目程序文件的内在要求,也是衡量项目程序文件成功与否的关键准则。项目程序文件是用来指导建设项目档案管理工作及各参建单位档案人员和技术人员具体怎么做的,需要项目程序文件的操作性一定要强。在编写项目程序文件时一定要在注意项目程序文件的文字表述,用语用词不能模糊,能定量的一定要定量,条文解释方式一致,确保不会产生歧义。因此,将“强调可利用性”作为项目程序文件编写的指导思想,从项目程序文件的可操作性以及对项目档案管理实际工作具有指导的实用性出发,来要求项目程序文件的编写。一要,以求真务实的态度,将经验与技术进行高度总结,并加以利用;二要,抓住事物主要矛盾,解决实际问题为主,摒弃形式主义,以达到加强档案管理、提升管理水平的目的,使项目程序文件对工作和档案管理起到实际指导作用,获得最佳效果。

5、项目程序文件归档范围要双向量化,考虑引入技术标准元素

目前,建设项目归档所依据主要是《建设项目档案管理规范》DA/T 28 的附录B 建设项目文件归档范围和保管期限表,该表包含的信息十分有限。项目程序文件的归档范围和保管期限表,要按文件产生阶段、按专业,细化建设项目文件归档范围,列出主要归档项目文件清单,并明确归档整理单位,让技术及管理人员明白应该归哪些项目文件,档案人员明白收集哪些项目文件,即“双向量化”,确保项目档案的齐全完整。

项目的管理和专业技术人员才是项目文件形成主体,只有全员的参与才能从文件形成伊始就能控制档案的质量。因此在项目程序文件的归档范围和保管期限表设计时,应当增加执行标准一栏,对应归档的主要项目文件产生的依据进行列出,邀请各专业技术人员参与项目程序文件的编写和审核,让技术人员真正参与到编制项目程序文件中来,达到档案项目程序文件与技术项目程序文件的融合,使项目程序文件不仅档案人员使用,技术人员也使用。

6、不同形式档案并重

项目档案的定义,指经过鉴定、整理并归档的项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。因此,项目档案需要归档的不光纸质文件,还应包括其他各种形式的文件。无论是什么形式的项目文件都是对项目质量的真实记录,反映的是工程的内容,同等的重要,同样的不可或缺。要把其他形式的档案文件如照片、与工程质量相关实物档案的收集与整理和纸质文件的收集与整理同样写入项目程序文件,且具有同等地位。这样在一定程度上,更方便项目程序文件的执行。电子文件也是反映工程质量的重要记录,是实现档案数字化、信息化的基础。