DCC基本功——邮件

发布时间:2019-12-18阅读254次

工程建设项目人员众多，流动性大，参建单位遍布祖国各地，领导、同事很难记住每个人的名字，更有很多与我们共事多年的同事，这辈子可能都没有机会与之当面沟通，通过邮件、电话、微信等方式与对方交流，大家都是熟悉的陌生人，也可以理解为“网络人”。

古有“飞鸽传书，见字如面”。如今网络取代飞鸽，书信变为邮件，打字代替写字。 “一手好字”做为明信片成为过去。不同的媒介需要不同的渠道打造自身形象和品牌，“网络人”的渠道是：“专业、效率”。

一封好的邮件简洁、干净。项目中每人每天都会消耗大量时间用于处理接收的邮件，因此，懂得为别人节约时间的人通常都很受欢迎。

第一， 正式的发件人和总结性的标题。邮件接收者首先看到：发件人、邮件标题。工作邮件要用真名全称。名字简称或个性化名字很容易让别人误认为成别人或根本就想不起是谁。标题要言简意赅，总结这封邮件的核心内容，尽量20字以内。 “关于XXXX会议”，“报价”，都不是一个好标题。要明确发件意图，如“请审阅：XXXX方案”，“会议纪要：关于XXXX的会议” ，“会议通知：关于XXXX的会议”，不用打开基本就确定是否需要马上处理。

第二， 内容格式简单。工作邮件，简单大方，内容大于格式。正常项目的邮件内容都是用同一颜色、同一大小、同一字体书写，用分段、缩进和加粗三种方式排版。分段负责阅读逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。

第三， 正文逻辑清晰。问候语常用“王总，上午好！”、“李工，上午好！”等开场。每段的首句是整段概括。用小段、短句、简单的词，每段只讲一件事情。结尾总结邮件内容，强调需要对方跟进事项：“请批示！”、“请届时参加会议。”。祝福语得体，不要太亲密，“祝：商祺”、“祝：工作愉快！”。项目或企业常规定邮件署名的统一格式，如无统一格式可采用简洁落款：“王XX，XXXX公司”。

第四， 回复邮件。收到邮件尽快回复，回复时间可以反映个人工作效率和能力，及对他的重视程度。回复的方式体现了个人职业化程度。默认情况为“全部回复”，而不是仅“回复”发件人，发件人抄送这些人是希望他们持续关注此事的动态。如果事情与某些人无关或因其它因素不用关注，可以把这些人从抄送，移到密送，然后在正文中注明“为了不打扰大家，我把XXX移到了密送”。这样，密送人员从下一封信开始，就不会为此事分神。如邮件不断回复再回复，盖起高高的楼，要对回复邮件进行瘦身，去除不必要的内容，删除空行、简化格式化的署名或重启一封新邮件。

第五， 发送。按下“发送”键之前，再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

小结：很多工作，用反向逻辑很容易检验出自己工作的质量。假如自己是收件人，收到什么样的邮件会感觉舒服，这个“舒服”就是衡量标准。我们和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通，“见字如面”。我们不一定每天西装革履，但要保持干净得体。

经验分享：

一、由下到上写邮件，附件—正文—标题—收件人，信息不容易遗漏。很多时候邮件发出去了才发现忘记添加附件，然后补发。采用反向操作，在没有完成所有步骤前邮件发不出去。

二、减少图片用量。能用文字就不用图片，同样的内容图片需要的存储空间是文字的千万倍，一般工作邮箱都会有容量限制，群发邮件时常遇到因接收方空间不足退信现象。而且图片加载慢，不支持文字检索，日后查找很麻烦。

三、如果邮件附件已经存放在项目的文档管理系统中，无特殊要求时，只发文件在系统中的链接，不发文件。原因同上。

四、邮件的证据作用。法律中规定邮件可以做为书证使用。所以工作邮件要定期归档（收、发函同时归档，不要随意删除）。发件前要检查邮件，不要把不得当的内容发出去，可能会成为工作中的把柄。重要邮件应点选“回执”项，可以跟踪对方是否已经收到。必要时还应电话提醒或确认。

五、收到邮件后，如果没有时间处理，要回复 “已收到，稍后回复您”，让对方知道你已收到。