项目质量目标——档案形成目标

发布时间:2020-05-28阅读946次

档案形成目标对应档案形成质量，形成质量目标实质是利用者需求对工程项目档案形成质量提出的原则性要求，主要针对工程项目档案中内容信息的形成和固化。要使工程项目档案满足利用者的需求，在形成阶段首先要保障工程项目档案中的内容信息与工程项目建设过程当中的客观事实相符合，即“真实性”。其次是内容信息能够准确反映工程项目建设环节和过程，即“准确性”。最后是内容信息能够完整反映工程项目建设全过程，即“完整性”。

真实性目标

工程项目档案形成质量的真实性主要针对工程项目档案形成阶段，即工程文件编制阶段所产生固化的内容信息，本质上是档案中固化内容信息的真实性。对于工程项目档案来讲，文件种类多样、内容繁杂，其中大量文件内容需要特定责任人进行填写或签章。工程项目档案真实性所包含的不仅是工程项目文件中的内容信息本身的真实，同时也包括填写内容或签章的特定责任人真实，“真实”不仅是内容信息的真实，也是人的真实。内容信息真实指文件所反映的内容应当以事实为基础，反映客观事实无伪造。人的真实则针对填写人，主要指文件内容由文件所规定的特定责任人填写，或是特定责任人依照相关规定委托他人进行填写，无他人冒填或私自更改情况，其目的也是为了保证形成内容信息的有效。

内容信息的真实是保障档案能够准确、完整反映工程项目的重要基础，内容信息出现作伪、虚构或因其他原因导致信息无效等情况，其档案的准确性和完整性就更无从谈起。从这一层面上讲，在工程项目档案形成质量当中，真实性目标应处于基础目标的地位，是其他目标实现的底线，即工程项目档案形成质量中的第一层级目标。真实性目标可归纳总结为相关责任人本人或委托人以事实为依据编制文件，真实反映工程项目建设过程，内容信息与客观事实相符合。

准确性目标

工程项目档案的准确性建立于真实性的基础之上，工程项目档案形成质量应达到的第二层级目标。保证形成质量准确性的目的是在确保内容真实的基础上，档案内容信息能够明确、精准地还原工程项目以及工程建设的过程。这就要求工程项目档案在形成阶段，内容信息所涉及数字信息，精度应根据实际需求满足精准还原建设过程的要求。文件内文字表述用词准确、语言具体，无模糊性或易引起歧义的词语、语句。工程项目过程当中出现的所有变动、修改情况均应在及时体现于文件当中，保证文件内容所体现的情况与工程项目进展实际情况一致。准确性目标可总结为文件编制数字信息精度适当，文字表述用词准确、语言表述明确，能够精准反映工程项目活动中出现的情况，文件内容信息与当前工程项目进展实际情况一致。

完整性目标

真实性、准确性目标主要针对于工程项目项目文件在编制、流转过程中所涉及的具体填入内容或具体文字、数据的准确真实。从利用者需求上来看，不同的利用者利用档案的情报价值有自身的个性需求，这也就要求工程项目档案中的各种类文件内容信息组合成整体能够涵盖工程项目档案各个环节和全过程。因此，工程项目档案形成质量的完整性针对工程项目档案整体的内容信息，要求档案整体的内容信息能够涵盖工程项目所有的环节过程。完整性是工程项目档案形成质量在满足真实性、准确性基础上，应达到的第三层级目标。

工程项目档案形成的完整性表现在具体单份文件当中，即工程项目文件每一份所涉及的具体文件填写内容，应保证所有需填写项完整填写，保证文件内容能够完整反映文件对应工作环节中所涉及到的所有人、事、物。如出现部分填写项无需填写，需使用一定形式进行体现，如用“/”划掉，保证填写内容无遗漏。同时，从工程项目建设实际情况上来看，工程项目涉及众多工作环节，很多工作环节无法用一份文件进行完整的反映。因此在每份文件满足以上要求的基础上，完整性也是文件种类、数量的完整性，即各种类的文件组合能够完整反映工程项目建设过程中所涉及的人、事、物及相关活动实施的全过程。因此工程项目档案形成质量的完整性目标可总结为单份文件填写内容能够完整反映对应工作环节的所有人、事、物，同时反映工程项目建设过程的文件不漏编。