项目质量目标——档案归档目标

发布时间:2020-05-28阅读1007次

在工程项目档案工作当中，归档实质上有两个关键步骤，即收集和整理。工程项目档案在形成阶段之后，归档之前是无序的文件集合。工程项目档案满足利用者的需求，则需要在档案收集过程中确保收集所有现实或长远保存价值的文件，即“齐全性”。其次，为了有序地放映工程项目建设的全过程，更好地满足利用者需求，同时方便利用者的使用，在整理保证当中主要保持工程项目档案本身的有机联系，即“系统性”。同时，考虑到工程项目档案工作实际，工程项目档案作为工程项目验收中的重要一环，在整理、归档过程当中也必须符合相关的验收评价标准，即工程项目档案应具备“规范性”。

齐全性目标

“齐全性”和上文中提到的形成质量中的“完整性”在字面上有一定的重复，但完整性目标强调的是形成过程当中文件内容信息的形成，以及各种类别文件的形成，强调的是形成中的文件完整性。在工程项目管理过程当中，形成了大量种类繁多的文件。文件本身的保存价值也不尽相同，而齐全性目标强调的是在文件完整形成的基础上，在收集过程中具有保存价值的文件能够被完整收集。为保障档案的原始记录性，在归档中也应当以原件作为收集对象。
齐全性目标可概括为根据利用者的需求对文件进行合理的鉴定，确保具有保存价值的文件原件在收集过程当中不遗漏。齐全性是系统性的基础，具有保存价值的文件出现缺漏，则必然会导致档案整理有机联系的混乱。在归档质量当中，齐全性目标处于基础目标地位。

系统性目标

工程项目档案的系统性体现在利用层面，即能够有序的反映工程项目建设的过程，方便利用者进行利用，进而满足利用者的需求。关键是在整理过程中要遵循工程项目档案的形成规律，从档案中体现工程项目建设过程当中各个环节的联系。而这就需要在整理过程，在保存价值的文件收集齐全的基础上，通过科学的分类和合理的组卷确保最终的档案是一个能够有序反映工程项目建设全过程工的有机联系整体。系统性目标即对工程项目档案应进行科学的分类和合理的组卷，保持档案之间的有机联系。

规范性目标

工程项目档案不仅是反映工程项目建设过程的重要凭证和情报来源，同时也是工程项目管理的重要工具和工程项目管理过程当中的产物，在实际工程项目建设过程当中，工程项目档案验收是工程项目验收中的重要组成部分。工程项目档案在整理归档过程当中不仅需要满足基本的齐全性、系统性目标。同时，也应该根据工程项目所处的具体行业、工程项目的类型满足与本工程项目相关的档案验收、评价标准。规范性目标即工程项目档案应根据实际情况满足本工程项目相关的档案验收、评价标准规范。