多角度看问题有助于我们的成长

发布时间:2020-01-30阅读1057次

文档管理（人员在工作过程是不仅只单纯的负责文档管理，还会兼职一些文书岗位。）常常每进行一项工作会伴随大量冗余工作。初涉文档管理的员工会因要求应用统一的制式表格对文件进行记录，而表格内容有些呆板、繁琐，感觉形式大于实质、效率低下。

为什么外行人一眼都可以看出来的问题一直没有得到纠正呢？我们用原始的（人工登记）图纸管理来分析一下。规定要求收到图纸后要对每一份图纸要进行核对、登记录入每一份图纸的编码、名称、版次、接收份数、存储位置，还要详细注明发件人、接收时间、文件传送单的编号、图纸分发时间、分发单位、对应的份数和领取人员等信息。

大部分人会认为只需要登记每一份图纸的编码、名称、版次、接收份数、存储位置就可以了。理由：1、工作重复。其余信息在文件传送单（文件收发记录）中都可以找到。2、工作量大。每一份都进行详细登记需要工作量增加二到三倍。3、利用率低。信息可能从项目开始到结束都不会用到。这些理由的出发点都是从工作人员自身角度来考虑。

那么我们换一个思维方式。如果是我们自己负责整个DCC团队，会怎么做？会用怎样的管理方式？理由是什么？

静下来思考一下，没有统一的规定，每个人都用自己的方法管理，如果一位员工突然有紧急事情请一周假，他的工作要怎么安排？谁能立刻补上这个空缺？是不是感觉有点棘手？恰好这时项目部需要紧急确认某份图纸发了哪些单位。找出记录看着手中厚厚一摞文件传送单，数万条记录，肯定手忙脚乱，如果再发生点别的事，肯定让我们瞬间崩溃。很多时间我们都会认为不可能会那么背，其实这些都是项目中常遇到的问题。大家是不是开始信心满满，之后感觉有点心虚，最后背冒冷汗。

工作和生活中每一个行为的背后都有他存在的原因。求变先求稳，想超越就要先了解其背后的逻辑，在原有基础上进行完善，最后创新。后退一步，站高一点，呈现在眼前的可能是不同的世界。开阔的视野会让你比别人看的更远，走的更稳。